Implementierung eines CRM-Systems

Beschlussvorlage der Finanzkommission

Seine Wurzeln hat der Verein in der „Kleiderkammer Messehallen“. Dort wurden seit dem Spätsommer 2015 durch tausende Ehrenamtliche Spenden von Kleidung, Schuhen und Hygieneartikeln entgegengenommen, sortiert, verpackt und an die in den neuen Flüchtlingsunterkünften lebenden Menschen verteilt.
Nach wie vor sammelt und verteilt der Verein Kleiderspenden und dieses auch weiterhin an Geflüchtete, längst und überwiegend jedoch an eine Vielzahl von anderen Bedürftigen. Dieses erfolgt weiterhin auch an Einzelpersonen, aber zum deutlich größten Teil an Institutionen wie Obdachlosen-Einrichtungen, Krankenhäuser, Hospize, Kinderheime, Schulen, Kitas, Frauenhäuser, Jugend-Organisationen oder Sportvereine. Mit rund 200 solcher Organisationen bestehen gelebte Kooperationen.
Neben einem Kern-Team von ca. 30 Personen, die seit Gründung im Verein aktiv sind, arbeiten dort inzwischen regelmäßig etwa 100-150 weitere Ehrenamtliche sowie 8 hauptamtliche Kräfte.
Der Verein erhält keine Leistungsentgelte. Die Miete für die Räumlichkeiten und die Kosten der Hauptamtlichen werden von der Stadt getragen, alle weiteren Aufwendungen muss der Verein durch Spenden finanzieren.
Wie für eine schnell und stark gewachsene Organisation üblich, sind alle für die praktische Tätigkeit wichtigen Daten dezentral auf verschiedensten Medien gespeichert. Dies betrifft etwa die persönlichen Daten der Ehrenamtlichen, deren Einsatzpläne, die Daten der kooperierenden Initiativen sowie die Organisation des Sammelns und Auslieferns von Bekleidung und anderen Artikeln. Um die Verwaltung all dessen besser zu organisieren und wesentlich zeiteffizienter zu gestalten, will der Verein ein CRM-System (Customer Relationship Management) installieren, in dem sämtliche entsprechenden Daten zentralisiert gespeichert werden. Durch die Nutzung einer solchen Software sind zum Einen sämtliche Abläufe im Verein deutlich besser zu steuern und wird zum Anderen sehr viel Zeit erspart, die in der praktischen Arbeit eingesetzt werden kann.
Für den Prozess der Analyse der konkreten Bedarfe, der Auswahl eines geeigneten Systems, der Implementierung und der Einweisung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter will der Verein eine externe Fachkraft beschäftigen, was für das Gelingen eines Vorhabens dieser Komplexität sehr sinnvoll ist. Die Lizenzkosten der neuen Software sowie deren laufenden Unterhaltungsaufwand trägt der Verein selbst, von den Kosten der Dienstleistung in Höhe von 11.995 Euro beantragt er 9.000 Euro beim HSP.