Wichtige Informationen zur Antragsbearbeitung

Die Mitglieder des Spendenparlaments werden dreimal im Jahr zu Arbeitssitzungen eingeladen. Diese finden im Frühjahr (März/ April), im Sommer (Juli/ August) und im Spätherbst (November) statt. Die genauen Termine und den jeweiligen Antragsschluss für Ihre Projektanträge finden Sie hier.

Nachdem Ihr Antrag eingegangen ist, erfolgt die Bearbeitung in mehreren Schritten:

• Eingangsprüfung
  Satzungsbedingte, eindeutige Absagen werden Ihnen sofort mitgeteilt.
• Sitzung der Finanzkommission (FK)
  Prüfung auf Förderungswürdigkeit und evtl. Festlegung eines zuständigen Projektbetreuers. Es folgt eine telefonische Terminabsprache und ein persönlicher Besuch Ihres Projekts - oder eine Ablehnung.
• Besuchstermin durch Ihren Projektbetreuer
  Es werden alle Fakten zur Beurteilung der Sachlage besprochen und dokumentiert. Bei Bedarf berät Sie Ihr Betreuer über weitere Finanzierungs- oder Gestaltungsmöglichkeiten (evtl. Unterstützung bei Abstimmungen/ Anträgen bei den zuständigen Behörden).
• Diskussion und Entscheidung in der FK
  Ihr Projekt wird auf der nächsten Sitzung der FK durch Ihren Betreuer vorgestellt. Es folgt eine Entscheidung, ob Ihr Projekt förderungswürdig ist. Entsprechend spricht die FK entweder eine Förderempfehlung unter Angabe der Höhe und der Art der Unterstützung für die nächste Arbeitssitzung aus, oder Sie erhalten eine Ablehnung.
• Einladung zur nächsten Parlamentssitzung
  Alle Mitglieder des Spendenparlaments und die Projektvertreter der zur Förderung empfohlenen Projekte erhalten eine Einladung zur nächsten Parlamentssitzung. Diese enthält eine Kurzbeschreibungen aller Projektanträge. Bitte halten Sie sich den Sitzungstermin unbedingt frei (siehe Arbeitssitzung) Ihre persönliche Anwesenheit ist Voraussetzung dafür, dass über Ihren Antrag abgestimmt wird.
• Sitzung des Hamburger Spendenparlaments
  Zusammen mit Ihrem Betreuer stellen Sie Ihr Projekt und den Grund Ihres Antrags vor und stehen den Parlamentariern für Fragen zur Verfügung. Es folgt die Entscheidung des Parlaments
• Auszahlung der genehmigten Summe
  Unter Einhaltung vereinbarter Zahlungsbedingungen (z.B. Zahlung in mehreren Raten) wird die genehmigte Summe ausbezahlt. In einem Zahlungsbrief wird ein Termin für die Abrechnung mittels Verwendungsnachweis gesetzt.
• Realisierung des Projektes durch den Träger
  
• Vorlage eines Verwendungsnachweises
  Der Träger legt zum vereinbarten Termin ein Verwendungsnachweis vor. Dieser sollte den Projektverlauf und alle Nachweise über die Verwendung der Gelder beinhalten. überschüssige Beträge können zurückgefordert werden.